Steuerinformationen für Unternehmen und Selbstständige

Die E-Rechnungspflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt und betrifft alle inländischen B2B-Umsätze.

• Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können
• 2025–2026: Papierrechnungen und PDF bleiben beim Versand noch zulässig
• Ab 2027: Versand nur noch per E-Rechnung, Ausnahme: Vorjahresumsatz unter 800.000 €
• Ab 2028: E-Rechnung ist für alle B2B-Umsätze ausnahmslos verpflichtend

Empfehlung: Prüfen Sie bereits jetzt, ob Ihre Software E-Rechnungen empfangen und versenden kann.

• Alle Unternehmen mit steuerbaren B2B-Umsätzen im Inland sind betroffen
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG) sind dauerhaft von der Versandpflicht befreit – müssen aber empfangen können
• B2C-Rechnungen und steuerfreie Umsätze sind nicht betroffen
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sind ausgenommen
• Fahrausweise und bestimmte Sonderrechnungen fallen nicht unter die Pflicht

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt seit 01.01.2025 für alle – auch für Kleinunternehmer und Freiberufler.

• XRechnung: rein strukturiertes XML-Format – Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Verwaltung
• ZUGFeRD (ab 2.0.1): Hybridformat aus XML + PDF – besonders geeignet für KMU
• Profile MINIMUM und BASIC-WL bei ZUGFeRD sind nicht zulässig
• Einfache PDF-Dateien gelten nicht als E-Rechnung
• Validierung wird empfohlen, ist aber keine steuerliche Pflicht

Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, welches Format unterstützt wird.

• PDF ohne strukturierte XML-Daten zählt nicht als E-Rechnung
• Fehlende Pflichtangaben im XML-Datensatz führen zu Formatfehlern
• Bei ZUGFeRD: Widerspruch zwischen PDF- und XML-Teil kann Probleme verursachen
• Archivierung muss im elektronischen Originalformat erfolgen (GoBD)
• Aufbewahrungsfrist: mindestens 8 Jahre, in bestimmten Fällen 10 Jahre

Richten Sie eine regelmäßige Validierung ein, bevor Sie E-Rechnungen versenden.

• Prüfen, ob aktuelle Software XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt
• Testweise eine E-Rechnung erstellen und selbst empfangen
• Archivierungsprozess klären: Wo und wie werden E-Rechnungen gespeichert?
• Mitarbeiter oder Steuerberater einbeziehen
• Übergangsfristen für Ihren Umsatzbereich dokumentieren

Je früher die Umstellung beginnt, desto geringer das Risiko bei Betriebsprüfungen.

Die W-IdNr. besteht aus „DE" + neun Ziffern + fünfstelligem Unterscheidungsmerkmal (z. B. DE123456789-00001).

• Gilt für alle wirtschaftlich Tätigen: Selbstständige, Gewerbetreibende, Kapitalgesellschaften
• Wird vom BZSt automatisch vergeben – kein Antrag nötig
• Soll langfristig als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer dienen
• Vergabe seit November 2024, Abschluss voraussichtlich 2026/2027

• Steuer-IdNr.: persönliche, lebenslang gültige Nummer für natürliche Personen
• Steuernummer: vom Finanzamt vergeben, kann sich bei Umzug ändern
• W-IdNr.: identifiziert die wirtschaftliche Tätigkeit – trennt betrieblich von privat
• Die W-IdNr. ersetzt weder Steuer-IdNr. noch Steuernummer

• USt-IdNr.: für innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der EU
• W-IdNr.: für steuerliche Zwecke im Inland und behördenübergreifende Identifizierung
• Wer bis 30.11.2024 eine USt-IdNr. hatte, verwendet diese zugleich als W-IdNr.
• Die USt-IdNr. wird nicht durch die W-IdNr. ersetzt – beide bestehen parallel
• W-IdNr. kann nicht für innergemeinschaftliche Geschäfte verwendet werden

• Stufe 1 (ab Nov. 2024): umsatzsteuerlich erfasste Unternehmen und Kleinunternehmer
• Stufe 2 (ab ca. Q3 2025): alle übrigen wirtschaftlich Tätigen
• Stufe 3 (ab 2026): weitere Unterscheidungsmerkmale für mehrere Tätigkeiten
• Bei bestehender USt-IdNr.: öffentliche Bekanntmachung, keine gesonderte Mitteilung
• Ohne USt-IdNr.: Zustellung über ELSTER-Postfach

Prüfen Sie regelmäßig Ihr ELSTER-Postfach auf neue Mitteilungen.

• Falls keine USt-IdNr. vorhanden: W-IdNr. im Impressum angeben (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG)
• In Steuererklärungen: Angabe bis mindestens 31.12.2026 nicht verpflichtend
• Langfristig: soll auf Steuerbescheiden und behördenübergreifend genutzt werden
• Auf Rechnungen: derzeit keine Pflicht, perspektivisch möglich

• Vorjahresgrenze: 25.000 € (bisher 22.000 €)
• Prognosegrenze im laufenden Jahr: 100.000 € (bisher 50.000 €)
• Überschreitung im laufenden Jahr: Befreiung entfällt ab dem Zeitpunkt der Überschreitung
• Keine Umsatzsteuer auf Rechnungen, aber auch kein Vorsteuerabzug

Kontrollieren Sie Ihren Umsatz regelmäßig, besonders gegen Jahresende.

• Besonders geeignet für Freelancer, Nebengewerbe und Dienstleistungen mit niedrigen Betriebsausgaben
• Kein Aufwand für UStVA und Umsatzsteuererklärung
• Sinnvoll, wenn Kunden überwiegend Privatpersonen sind (B2C)
• Weniger sinnvoll bei regelmäßig hohen Vorsteuerbeträgen

• Kein Vorsteuerabzug: Eingangsumsatzsteuer bleibt bei Ihnen
• Bei B2B-Kunden kann es unprofessionell wirken, keine USt auszuweisen
• Grenzüberschreitende Geschäfte werden komplizierter ohne USt-IdNr.
• Bei schnellem Umsatzwachstum droht ein unerwarteter Wechsel

Lassen Sie vorab prüfen, ob die Regelbesteuerung günstiger wäre.

• Überschreitung der 100.000-€-Prognosegrenze: Wechsel ab diesem Umsatz
• Ab dem Folgejahr: Umsatzsteuer muss ausgewiesen und abgeführt werden
• Rückwirkende Korrekturen können nötig sein
• Vorsteuerabzug wird erst ab dem Wechselzeitpunkt möglich

• Empfangspflicht: gilt seit 01.01.2025, auch für Kleinunternehmer
• Versandpflicht: dauerhaft ausgenommen (§ 34a UStDV)
• Papierrechnungen und PDF bleiben beim Versand zulässig
• Archivierung empfangener E-Rechnungen muss GoBD-konform erfolgen

Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und archivieren können.

• Gilt bei bestimmten inländischen Umsätzen (§ 13b UStG) und innergemeinschaftlichen Leistungen
• Entscheidend: Leistungsort, Status des Empfängers und Art der Leistung
• Pflichthinweis auf der Rechnung: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
• Der Empfänger muss die Steuer selbst berechnen und abführen

• Zusammenfassende Meldung (ZM) an das BZSt fristgerecht einreichen
• USt-IdNr. des Empfängers muss gültig sein und dokumentiert werden
• Bei Lieferungen: Versandnachweise (Gelangensbestätigung) erforderlich
• Bei Dienstleistungen: Leistungsort bestimmt die steuerliche Behandlung
• Fehlerhafte oder verspätete ZM kann zu Nachfragen und Sanktionen führen

• Grundregel bei B2B: Leistungsort ist dort, wo der Empfänger sitzt (§ 3a Abs. 2 UStG)
• Rechnung wird netto ausgestellt, ohne deutsche USt
• Pflichthinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
• Ausnahmen: Grundstücksleistungen, Veranstaltungen, bestimmte elektronische Dienste

Prüfen Sie bei jeder grenzüberschreitenden Leistung den konkreten Leistungsort.

• Fehlender Reverse-Charge-Hinweis auf der Rechnung
• Nicht geprüfte oder ungültige USt-IdNr. des Empfängers
• Falsche Zuordnung des Leistungsorts
• Vergessene oder verspätete Zusammenfassende Meldung
• Umsatzsteuer versehentlich ausgewiesen, obwohl Steuerfreiheit gilt

USt-IdNr. vor jeder Rechnungsstellung über das BZSt prüfen.

• USt-IdNr. des Empfängers aktuell und gültig?
• Leistungsort korrekt bestimmt?
• Reverse-Charge-Hinweis auf der Rechnung vorhanden?
• Zusammenfassende Meldung fristgerecht eingeplant?
• Vertrag und Rechnung stimmen inhaltlich überein?
• Zahlungsnachweis zuordenbar und dokumentiert?

Nutzen Sie diese Punkte als Kurzcheck vor jeder EU-Rechnung.

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Kontoauszüge (alle Geschäftskonten, lückenlos)
• Verträge mit Kunden und Lieferanten
• Quittungen und Kleinbelege
• Reisekostennachweise und Bewirtungsbelege
• Lohnabrechnungen (bei Mitarbeitern)

• Vollständige Buchhaltung des laufenden Jahres (geprüft und abgestimmt)
• Anlageverzeichnis mit Zu- und Abgängen
• Offene-Posten-Listen (Forderungen und Verbindlichkeiten)
• Gesellschafterbeschlüsse (bei GmbH / UG)
• Darlehensverträge, Leasingvereinbarungen
• Kassenberichte (bei Barverkehr)

Beginnen Sie mit der Zusammenstellung mindestens 4–6 Wochen vor Abgabefrist.

• Bewirtungsbelege ohne vollständige Angaben (Anlass, Teilnehmer)
• Privatanteil bei Kfz-Nutzung nicht dokumentiert
• Fehlende Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen
• Verträge zu regelmäßigen Zahlungen nicht aktuell
• Gesellschafterbeschlüsse nicht archiviert

Legen Sie ein monatliches Routine-Check ein, um Lücken frühzeitig zu erkennen.

• Belege werden erst am Jahresende nachgereicht
• Kontoauszüge fehlen oder sind unvollständig
• Keine klare Trennung zwischen privat und geschäftlich
• Rechnungen ohne Zuordnung zu Verträgen oder Projekten
• Fehlende Kommunikation bei Änderungen (neue Verträge, Umzug, Konten)

Je regelmäßiger Unterlagen übergeben werden, desto effizienter die Buchhaltung.

• Monatliche Ordner (digital oder physisch) mit einheitlicher Benennung
• Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Belege getrennt ablegen
• Kontoauszüge automatisch oder zeitnah sichern
• Digitale Archivierung muss GoBD-konform sein (unveränderbar, nachvollziehbar)
• Cloud-Lösungen mit Zugang für den Steuerberater nutzen

Eine gute Struktur von Anfang an spart langfristig mehr als jede Nachbearbeitung.